如何成為一位好Mentor? 擔任Mentor的心態轉換與指導技巧大公開
在Mentee的一個月報告結束後，我收到了Mentee傳來的感謝訊息。
老實說擔任Mentor這件事，從沒奢想過可以獲得什麼回報（畢竟也算是工作的一環？）但收到Mentee的感謝訊息，還是獲得了滿滿的正能量，也萌生了撰寫這篇文章跟大家分享心得的念頭。回想起來，Mentee加入團隊雖然只有一個多月的時間，但加上前面的準備期，我擔任Mentor這個角色的日子也將近三個月了。
擔任Mentor的收穫
這三個月，我從透過線上課程認識Mentor的角色與指導技巧開始，到著手訂定Mentee的學習計畫表，再到實際帶領Mentee後的心態調整與指導模式調整，我學習到擔任一位好Mentor應該要做的事，例如「每週定期面談確認目標與進度」，因為對於剛畢業的新鮮人來說，掌握自己手上業務的能力還不是那麼純熟，透過每週確認本週目標與上周進度的方式，幫助Mentee學習專案管理能力；另外，還有一些看似很小但效果可能很大的技巧，例如「慶祝小勝利」，在Mentee完成一項任務的時候，稱讚與鼓勵他做得好以幫助他建立自信，讓Mentee在往後更有自信去承接更大的專案。
但印象最深刻的，莫過於「什麼才是對的」這件事情。
過去的主管曾經回饋我，我的一大優勢就是很有想法，對於要如何說服我，他下了一番功夫。直到自己真的當了Mentor，才真正體會到這句話的意思。有些事情做久習慣了，很自然反射就會這麼做，不太會去思考為什麼這麼做。所以當Mentee對那些習以為常的事情提出「為什麼」時，或是Mentee的做法跟自己習以為常的做法不太一樣，下意識反射就想糾正Mentee時，就會突然想起並心有戚戚焉主管當時的回饋。「這件事情如果不按照我原本的方式做，改成按照Mentee的做法，可以嗎？」「但總覺得按照Mentee的做法哪裡怪怪的，只是一時之間說不上是哪裡怪」之類的想法就會開始充斥於腦中。
說服自己有時候很簡單，但說服一個擁有不同價值觀的個體就是另一件事了。這件事情我也還在練習當中，未來有機會再跟大家分享。
Mentor的主要職責
聊完我擔任Mentor後的成長，我想大家可能還是對Mentor到底是在幹嘛的感到一頭霧水，究竟擔任一位Mentor要做些什麼事情呢？其實Mentor最主要的職責，就是要讓新人快速融入團隊，所以Mentor要做的，莫非介紹團隊常用的工具、參與的會議、合作的部門、還有組內默契等等，讓新人了解加入這個團隊不可不知的事情就對了！再更進階一點的Mentor，可能還會依照新人的專長或是興趣，設計對應的學習計畫，確保新人不只可以快速適應團隊，還能快速融入團隊，讓新人在團隊中有發揮價值之處。
當然除了這些工作上的業務交流外，私底下的閒聊互動、Mentor主動的關懷與情感支援也是新人能融入團隊很重要的因素之一，畢竟職場如急流泛舟，能抓到一個浮木安全感就會大增呀（誤）XD
Mentor指導技巧
最後，相信大家也一定很好奇，如果想當一個好的Mentor，可以做些什麼呢？所以接下來將跟大家分享一些擔任Mentor的指導技巧，以下將分成Mentee報到前、Mentee報到後的交接期與定期Review三個階段向大家說明，這也是我認為擔任Mentor重要的三段里程。
Mentee報到前
在Mentee報到前最重要的就是心態轉換，你要慢慢從一個專注在我的職員，開始去思考怎麼做對Mentee會是好的？他需要些什麼資源？甚或是從團隊的角度出發，思考怎樣做會對整個團隊最有益。我認為這也是擔任Mentor一件很有趣也很有用的事，如果你期待未來在職場上成為一位管理職，這會是你練習作為一個主管應該擁有的心態的好機會。從自我的角度，改為從團隊的角度看事情。
這個部分，我自己主要是透過選修LinkedIn Learning上的課程學習而來，算是藉由一個儀式感去幫助自己轉換角色也學得一些技巧，例如第一段提到的「慶祝小勝利」。我當初選修的課程是「Being a good mentor」，授課老師的英文講得字正腔圓，用字簡單語速也不會太快， 雖然內容算是比較基礎，但對於第一次當Mentor的夥伴相信會有一些收穫，有機會可以選修。
但Mentee報到前，絕對不是只有心態轉換與上上課而已！如果想要成為一位好Mentor，我認為替Mentee設計專屬的學習計畫，是不可或缺的重要因子。
- Mentee加入團隊後，需要學習哪些項目才能適應與融入團隊與公司？
- Mentee之於團隊的價值定位為何，可以如何幫助他達成？
- Mentee到職一個月或三個月的報告主題是什麼？
這些問題都必須在Mentee報到前就先思考與有初步規劃，在Mentee報到後才可以快速拿出來討論，減少Mentee剛報到時不知道該做什麼而缺乏安全感的空白期。
因為我們團隊主要使用Office365作為平日的溝通與紀錄工具，所以我是使用one note與excel兩個生產力工具來協助我訂定Mentee的學習計畫。one note上寫清楚有哪些學習項目與預計的教學時間，excel則是拉出每個交接項目與mentee新負責業務的甘特圖，讓Mentee可以一目了然自己未來幾個月在公司會遇到的大小事。
Mentee交接
Mentee報到後，建議安排一個團隊相見歡的時間，不只讓團隊成員們更認識這位新夥伴，也讓Mentee感受到團隊的溫暖，覺得自己接受offer是個正確的決定（笑）。接著，就是大大小小的交接會議。有一些Mentor可能因為自己本身業務很繁忙，所以跟Mentee見面後會說「有什麼問題再來找我」，然後人就去忙了。如果你剛好是這樣的Mentor，想對你說聲辛苦了，但如果真的行有餘力，我建議還是要擠出一點時間好好交接，因為有一些觀念如果沒有好好利用一段時間解說，而是讓Mentee遇到問題時才詢問解答這樣東拼西湊的理解方式，不只學習效果會打折扣，可怕的是讓Mentee直接在實作中試錯學習，造成一些可以預先避免的缺失而悔不當初。
我個人為Mentee安排的交接學習計畫原訂是為期一週，但實際執行上自己遇到一些重要會議或臨時交辦業務，最終花了兩週的時間才完成。除了我講解、Mentee接收的單向吸收模式之外，我也要求Mentee要把每次的交接學習內容製作成學習筆記，然後我會定期Review，確保他吸收到的資訊是正確的。針對需要實作的項目，也要直接指派具體可衡量的小任務讓Mentee實作，因為自己做做看是最快可以抓到自己學習盲點的方式。
定期Review
等到交接學習計畫結束，Mentee對於團隊與公司有了基礎認識之後，接下來就是透過定期Review來幫助Mentee一步一步建立自己的工作節奏與模式。直覺上這個定期Review就是約個會議簡單跟Mentee討論一下近況就好，但實際上還有許多眉角需要思考與注意：
- 定期的頻率多久一次比較適合？每日、每週還是更久呢？
- 每次Review要檢核與談論哪些項目？
- 這個會議發起人應該要是Ｍentor還是Mentee？
- 會議結束後有沒有什麼CTA(Call to Action)？需要追蹤的待辦事項？
我自己最初是設定每週一次跟Mentee Review，因為Mentee是剛畢業的職場新鮮人，所以這個頻率是我訂定的，然後請Mentee發放會議通知，而每次的Review固定會有幾個問題：
- 上週印象最深刻的三個學習點是什麼？
- 有沒有遇到問題，需要提出討論或尋求資源？
- 本週最重要的目標是什麼？本週的工作規劃為何？
大概實行一個月後，我詢問Mentee Review的頻率是否有需要調整？變短或是變更長？Mentee回覆我說想要改成2週一次的頻率。這邊特別提醒，Review的頻率與內容都是可以動態調整的，如果你帶的Mentee是剛畢業的職場新鮮人或還在學的實習生，我甚至建議初期每天都要跟他確認他的當日工作目標，確保他的時間管理到位。
結語
自己當了Mentor之後，覺得很感謝初入職場時帶領我的Mentor，感謝他不厭其煩地傳授已經習以為常的工作流程給我，更感謝他即便自身的工作業務再繁忙，但每當我問問題的時候，都會馬上放下手邊的工作，面帶微笑地替我解答，現在回想起來這真的不是件容易事！
成為一位Mentor，可以學習用更高的角度看事情，從自我的角度，改為團隊的角度。要重新梳理自己習以為常的流程，並轉化成新人可以理解的語言，還要替他設計對應的學習計畫，並且定期檢核他的進度，在他達標時喝采慶祝增進他的自信心、在他需要支持時伸出援手給予資源⋯⋯
希望看完這篇文章後的你，在下一次有機會擔任Mentor時會想要嘗試看看，並可以利用本篇文章的一些經驗分享與技巧，幫助你更快上手成為一位好Mentor！
